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新時代秘書專著《秘書的秘書》----秘書的你不容錯過

閱讀數:4225 文章字數:10273

新時代秘書專著《秘書的秘書》

秘書的你不容錯過


中國言實出版社今年6月推出實踐風格鮮明的文秘專著《秘書的秘書》,一經推出就受到全國文秘界關注和好評。

該書由資深秘書胡利民、崔美榮老師聯袂潛心數年精心打造。全書分素質、辦會、辦文、接待、服務五個篇章,共45萬字、60個獨特角度,強調素質打底,突出核心內容,擇要細說接待,務實點說服務,從秘書實踐內部醞釀而成,實踐風格鮮明、可復制性較強,可作為各類秘書的常備書、案頭書、參考書、工具書,因此命名《秘書的秘書》。

作者立足從實踐中來、到實踐中去,堅持“五個不”撰寫原則,即不查書籍文章、不查網絡資料、不脫離實踐、不無感而述、不求面面俱到,原汁原味歸納提煉秘書業務規律,力求將筆墨集中于秘書實踐的要點、特點、難點、痛點、堵點。

該書因源于實踐、接軌實踐、融通實踐受到文秘界專家慷慨點贊、熱情推薦。著名秘書學家葉黔達先生認為“資深秘書談秘書工作,自然深諳其中酸甜苦辣,深悟個中經驗教訓。談實踐,都是自身多年摸爬滾打而得,注重可操作性,篇篇可分解細思;議理論,皆為親歷親為之歸納提煉,可見作者獨到匠心所在;看文筆,隨處可見公文筆法,每篇皆可觀摩體會、學習借鑒。這當然會對秘書工作者有所裨益,成為工作和學習的好幫手。”著名公文學家岳海翔先生認為“ 原汁原味、視角獨到總結提煉秘書工作要點痛點,直奔痛癢、通透靈動點解秘書工作關鍵要領,緊貼實踐、生動鮮活闡述秘書業務規律,選題策劃好,內容實用性強,確實是文秘人員好幫手,非常適合文秘人員參考借鑒。”著名機關學家、也是書名啟發者《機關的機關》作者張傳祿認為“作者將思考感悟、經驗閱歷錘煉成書,很接地氣,方法實用,十分好讀。建議秘書工作者作為案頭書經常翻閱,定會收獲多多!”部分高校資深文秘專業老師、文秘人員閱讀部分篇章后,認為該書思路清晰、層次分明、語言流暢,風格清新通俗,內容實實在在,實用性很強,是名副其實的秘書實踐指南,非常值得期待。

該書讀者對象為:在校學生、各類畢業生、即將走上秘書崗位者、在職秘書、文秘專業教師、普通職員。

胡利民現為江蘇省連云港市政務辦黨組成員、副調研員,曾經長期在連云港市政府辦公室工作,2015年初將心得體會、筆墨情懷付諸文字;下一步計劃繼續堅持“五個不”原則,立足實踐撰寫《公文處理實例》(編審中)《如何起草領導講話》《如何調查研究》《實踐工作心法》,作為本書姊妹篇。其中,《公文處理實例》計劃全部以作者在工作實踐中處理過的公文為范本,講解點評從初稿、修改稿到定稿動態修改過程,全面展示公文處理真實情況,講解點評每稿修改欠缺、毛病以及原因,為文秘人員處理公文提供生動活潑的參考借鑒。

希望廣大文秘人員從《秘書的秘書》中汲取新鮮的業務滋養,期盼更多資深作者立足實踐撰寫更多文秘心得體會,共同推動我國新時代文秘事業跨上新臺階。


現在,請讓我們欣賞《秘書的秘書》部分“廬山真面目”。

先看目錄,請大家看看《秘書的秘書》目錄最大不同之處,就是非常整齊好看,跟皮尺量過一樣。書中篇章標題基本都是這樣整齊好看。這就是大家經常接觸的公文筆法,由此可見作者將深厚的公文筆法滲透進本書每一個角落。



素質篇

秘書八大特色素質...................................3  

秘書八項獨門功夫...................................7  

熟練掌握公務禮儀...................................11 

如何跟領導學本領...................................19 

領導賞識八類秘書...................................23 

領導厭惡六類秘書...................................29 

最難干好的七件事...................................31 

單位選秘書四渠道...................................34 

與司機相處五真經...................................36 

秘書交友“六慎”...................................38 

秘書做人“八戒”...................................40 

辦會篇

會議包含哪些要素...................................45 

如何制定會議方案...................................49 

如何起草會議通知...................................53 

如何提高會議成效...................................63 

如何安排會議桌型...................................67 

如何安排會場座次...................................68 

會場檢查胡氏七法...................................70 

如何寫會議主持詞...................................72 

如何做好會議記錄...................................80 

領導講話起草概述...................................83 

領導講話起草技巧...................................100

如何籌辦好推介會...................................115

如何起草好推介稿...................................131

如何起草得體致辭...................................153

辦文篇

怎么寫總結.........................................163

怎么寫決議.........................................175

怎么寫決定.........................................177

怎么寫命令.........................................181

怎么寫公報.........................................184

怎么寫公告.........................................185

怎么寫通告.........................................186

怎么寫意見.........................................191

怎么寫通知.........................................202

怎么寫通報.........................................211

怎么寫報告.........................................216

怎么寫請示.........................................221

怎么寫批復.........................................227

怎么寫議案..................................... ...230

怎么寫函件..................................... ...234

怎么寫會議紀要................................ ....240

怎么寫調研報告................................ .. .246

如何修改材料................................... ...266

接待篇

溝通銜接細致準確...................................303

接待方案精準細致...................................306

接待常用資料清單...................................314

精準測算安排時間...................................317

餐飲安排合規要領...................................319

餐敘桌次安排規則...................................322

慎待接待易錯環節...................................324

做好接待資料歸檔...................................329

服務篇

跟領導講話有技巧...................................335

怎么給領導提建議...................................337

怎么做好談判服務...................................339

如何玩轉工作微信...................................351

電話接打八大規則...................................354

辦公室服務不簡單...................................356

領導活動安排門道...................................358

陪領導出差必備課...................................364

陪領導出國那些事...................................375

后記...............................................384


再看作者情況,真真是在地地道道秘書實踐一線跌打滾爬,實實在在把個人經驗體會升華為秘書實踐規律。

作者簡介

胡利民,19719月生于江蘇省灌南縣,現為江蘇省連云港市政務辦黨組成員、副調研員。畢業于江蘇師范大學文學院,獲得文學碩士學位。20008月至20175月在連云港市政府辦公室工作,先后任秘書處副處長、綜合四處處長、綜合二處處長、副調研員。曾在《秘書工作》、《秘書》、《秘書之友》、《應用寫作》、《接待與交際》、《中國改革》、《今日中國論壇》、《上海鐵道報》等報刊發文數十篇。

崔美榮,19711月生于江蘇灌南縣,現為江蘇省連云港市中等專業學校高級教師,從事中學語文教學以及職業教育、明清文學研究工作。畢業于江蘇師范大學文學院,曾在《蒲松齡研究》、《秘書》、《秘書之友》、《應用寫作》、《職業教育研究》等刊物發表文章。

閑話少說,還是選兩篇內容展示《秘書的秘書》廬山真面目,請各位小伙伴對照自己秘書實踐,看看有木有共鳴。


秘書八項獨門功夫


秘書工作是件技術活、細活,面臨各種各樣工作要求,沒有貨真價實硬功夫,很難做得了“瓷器活”,當然也很難安安穩穩混口飯吃。一個很殘酷的現實是,在領導眼里基本沒有什么秘書不能干的活兒。真正秘書工作遠遠不是寫寫畫畫那么簡單,而是專業性、綜合性都很強的“最強大腦”技術活,要求秘書必須擁有常人所不能兼備的諸多功夫。擇其要者而言之,需要擁有八項獨門功夫。

一是拿起筆來能寫材料。這是所有秘書都應具備的最基本素質,也是考驗秘書稱職與否的關鍵因素之一。這項功夫要求秘書擁有規范扎實的語法功底、清晰明朗的工作思路和清爽流暢的文字表達能力、一點即透不點也能主動思考琢磨的悟性,既要熟悉各類應用文體起草要求,又要熟悉單位重點工作及關鍵環節,接到任務稍作準備就能駕輕就熟獨立起草講話、文件、匯報等材料,清楚準確表達單位意志,充分體現領導意圖。因為起草材料能力十分重要,單位挑選秘書的重要標準就是看其專業背景、材料起草能力及起草材料經歷,并要求提供本人起草的材料,判斷其文字功底及表達能力,只有材料審核過關后才安排進一步考察篩選,考察篩選過程中還會安排現場撰寫材料,讓候選者根據提供素材及寫作要求,圍繞某個主題當場起草材料,再將現場作文與此前材料兩相對照,好中選優、優中選好。由此可見,你如拿不出代表作或代表作拿不出手,第一關可能就過不去,也就很難再進入競爭考察環節。諸位如果希望從事秘書工作,平時就得在文字表達方面用心修煉、狠下功夫、多寫多練、打下基礎,多出作品,最好小有名氣。

二是抬腳出去辦成事情。秘書在服務過程中經常接受并要圓滿完成領導交辦的各種事務,做到能辦事、會辦事、辦成事、不出事。領導交辦事項既有形形色色的具體小事情,也有某些專項工作事務。對于各類小事情,秘書要根據交代內容第一時間辦理到位,切忌夾帶個人理解,做到不走樣、不越位,按照誰交代、向誰匯報原則第一時間報告辦理結果,未經領導授意就不向其他領導多頭報告。對于重要工作事項,如果個人難以勝任,就需要組織力量,制定方案,明確任務,落實責任,協同實施。在辦理過程中,如果遇到困難或發生其他新情況,秘書就要及時向交辦領導請示匯報,做到信息對稱、減少差錯;遇到需要領導層面拍板決定的事項,更要第一時間向領導請示后再組織實施,不能自作主張、自行其是、脫離視線,防止等到事情弄到不可收拾后再跟領導匯報,那樣會讓自己、領導及工作本身都會陷入被動局面,造成不良后果。

三是關起門來能做領導。秘書界行話“關起門來做書記”“身為士卒,心為將謀”講的是秘書要有思想,有思路,勤動腦,善謀劃,只有學會從領導角度思考問題、研究工作、安排事務,才能準確理解領導思路,掌握工作重點,分清輕重緩急,理出工作頭緒,排出時間節點,跟上領導節奏,符合領導意圖。例如,單位一把手秘書要熟悉年度重點工作目標任務、重要節點工作安排、年度工作推進重點難點、重點任務涉及分管領導、重點任務承擔部門及其主要負責人、領導年度緊緊抓在手上的關鍵事項、領導工作思路及指導思想、年度重點工作會議、計劃印發的重點文件,等等。一把手秘書就要有一把手視野、胸懷,只有站在主要領導位置才能一覽眾山小,觀覽全局工作,有條不紊做好全面服務工作。分管領導秘書則要站在分管領導位置做好服務工作,主要內容同前,不多說了。很多秘書服務領導時間長了,從領導層面考慮工作較其他人員多得多,接觸者基本是各級部門負責人,溝通內容主要為領導的各類工作意見,言談舉止不自覺流露出頤指氣使的“領導習氣”,讓基層同志感覺你雖位卑,但總是在發號施令,使人不太舒服。秘書講話做事要注意方式方法,把握程序規則,待人接物敬人一尺,言談舉止律己三尺,牢記吃虧是福,夾起尾巴做人,營造和諧關系,贏得理解尊重,規避不利影響,防止人家叫你“二號首長”“小市長”“小老總”,讓你雖不辭辛苦操勞,但在坊間臭名昭著。

四是迅速理清工作思路。每位領導都希望身邊秘書思路清晰、分清主次、反應迅速。秘書接受任務后要根據要求準確理解內容,迅速理出頭緒,知道做什么、怎么做、做到什么程度、達到什么目的、需要哪些部門配合,及時準確、清晰完整將任務傳達給相關部門,主動做好溝通銜接、跟蹤督辦和請示匯報,保證交辦任務落到實處、圓滿完成。如果遇到內容不清、目的不明、節點模糊等不確定情況,秘書要主動向領導請示清楚,確保完整準確理解意圖,遇到內容較多或繁雜任務,最好根據領導口授內容整理出書面安排方案,報送領導審閱確認后再通達有關方面,有效規避誤傳信息、耽誤工作、造成被動;不能在不清楚情況下傳達指示,更不能使用“大概”“也許”“可能”“最好”等不確定性詞語,務必堅持以其昭昭,使人昭昭;不能以其昏昏,使人昭昭。

五是安排工作有條不紊。領導都要分管一定領域工作,需要花費時間精力研究、協調和解決分管領域工作事務。這些工作事務梳理匯總與統籌安排多由秘書具體負責。如何科學合理、妥善周密做好安排領導工作事務呢?筆者在實踐中摸索出“事務集中池法”,將領導分管領域內需要近期研究推進的各類事項全部集中到一起,根據部門類別分別梳理排列重點工作事項。每個事項包含工作內容、領導要求等,篇幅短小精悍,甚至片言只語,但求記事清楚就可。“事務集中池”主要有幾個來源:領導分管領域的年度及階段重點事項、會議研究決定需要跟蹤督辦事項、上級領導交辦事項、下級部門提請研究解決事項、領導在審簽文件材料時要求會辦事項、領導在各類場合交辦具體事項、分管領域內當前存在的突出問題與困難、需要爭取上級部門關心支持的事項,等等。這些通過不同渠道向領導匯聚而來的事項基本構成日常工作內容,都要秘書根據輕重緩急統籌安排。著重做到“幾個一”:各種渠道匯集來的信息全部集中到一個地方(一個人、一個文檔)集成匯總,不記到不同筆記本或分散在不同人手里,造成信息不對稱或遺漏誤事;隨時更新事務集中池,第一時間調整信息,同時將已經協調解決的事項剔除出來存檔備忘。實踐證明,有了事務集中池,很難遺漏丟失工作事務,便于掌握全面工作動態,可以輕輕松松、氣定神閑統籌安排工作事務,科學合理提出每月重點及每周工作日程,不至于手忙腳亂、疲于奔命。

六是遇到急事沉穩冷靜。秘書要有沉穩可控的心理素質,遇事頭腦冷靜、處變不驚。盡管秘書工作具有繁重性、復雜性、矛盾性和不確定性等特點,秘書有時還會遇到意想不到的焦頭爛額、頭緒繁雜、突發應急之事,不論面對多大困難、棘手或緊急的事情,都要保持冷靜頭腦,并在最短時間研判形勢、理出頭緒、迅速反應、沉著應對,有效協助領導妥善處置。除天生性格因素及心理素質外,主要依靠平時自覺培養,深入熟悉業務工作,了解應急處置預案,主動觀察思考,經常學習思考,善于總結經驗得失,全面培養應急處置突發事件及繁重任務的能力、堅強穩定的心理素質,做到各種情況都要有主見,從容應對,不慌手腳,不亂方寸。

七是手里有照能開汽車。這是當前形勢對秘書技能的新要求,希望從事秘書工作者及早拿到本本。目前,黨政機關實行公車改革,絕大多數領導不再擁有專車及司機,有時需要秘書開車提供保障。企業老總用車豐富多彩,雖然不受公車改革政策限制,但也需要秘書能夠開車,提供更多保障服務。某單位篩選秘書就設定“六個必須”條件:必須文筆好、必須身體健康、必須陽光開朗、必須忠誠正派、必須會開車、必須吃苦耐勞。這“六個必須”中哪一項都不能少,否則就做不了新時代合格秘書。

八是擁有說走就走本領。秘書并非都能做得順風順水,現實中也有部分秘書長年累月起早貪黑,干白了頭、丟了頭發、壞了身體,最后在秘書職位上消耗時間過長,丟失了另辟蹊徑、再創空間的本領,弄得不上不下、非常尷尬。鑒于此,不得不提醒諸位走上秘書崗位之前就要認真揣摩本條,在秘書崗位上不能丟了業務專長,該拿職稱的要拿職稱,擅長業務的還要與時俱進,不斷提升業務本領,千萬不要渾渾噩噩、自廢武功,萬一脫離秘書職位不致丟失糊口本領。筆者寫下此條深感講得可能重了,但是由衷希望所有讀到本段內容的讀者,能夠掩卷閉目靜心而思三分鐘,然后再接著往下讀。

除上述八大功夫外,秘書還要具有善于處理方方面面關系、多才多藝、理解能力強等素質,力爭做成多面手。上述八項功夫對于秘書尤為重要,希望有志于秘書工作的讀者狠下功夫,修煉本領,夯實基礎,壯大自我,實現價值。


會場檢查胡氏七法


坊間有個秘書體順口溜“領導沒講我先講,看看話筒響不響”,即指會場檢查。籌備會議很辛苦,往往消耗大量時間和精力,經常到會議召開前夕還要處理文稿寫作、人員統計、會場安排、材料印刷等繁雜事務。有的秘書此時最易懈怠,懶于親自檢查會場準備情況,結果很有可能臨到開會才發現這樣那樣問題。會議召開前20分鐘時間往往是與會者入場時候,人來人往、嘰嘰喳喳較為混亂。這時發現問題也不易處置,結果不是“吃蒼蠅”,就是挨領導批評。從大量慘痛教訓看,會前檢查不但必不可少,而且必須提前半天時間,上午召開會議必須前日下午就要布置完畢并且檢查好會場,下午召開會議最遲要在當天上午10點前布置并檢查好會場,才能有備無患、從容不迫。會前重點檢查七個內容:

一是話筒響不響。這是首要檢查任務。話筒不響是會務籌備工作中最不容易忽視,也是最容易出現問題且直接暴露在眾目睽睽之下的要命環節,萬一出現問題將直接影響會議效果以及領導講話情緒。話筒之所以容易出現問題,主要是話筒技術狀態做不到萬無一失。會前務必逐個調試話筒,確認無誤后才能放心。如有無線話筒,還要檢查話筒通話質量及驅動電池,防止講話時突然沒電。

二是燈光亮不亮。千萬不要以為每個會場都是燈火通明、線路通暢。特別是召開大型會議或在情況不熟會場開會,要特別注意巡查會場燈光照明狀態,是否存在黑燈情況,主動與會場保障人員溝通電路最近有無故障,哪里出過問題。如果發現問題,就要與保障人員仔細溝通改進措施。如果會前能檢修完畢則可,否則必須斬釘截鐵另選會場,千萬不要心存僥幸。很多會場出現技術故障并非會前沒有發現問題,而是發現問題后沒有及時維護到位,心存僥幸結果恰恰出現問題。

三是通道暢不暢。每個會場都有安全通道。秘書要熟悉安全通道位置,萬一發生火災等緊急情況時可以迅速引導疏散撤離。如果籌備大型會議,還要與會場負責人溝通安全通道保障及應急疏散等處置措施。如為跨區域性會議,與會者可能不太熟悉地形,還要檢查會議指南是否標示會場緊急疏散通道,看看圖示與現場是否符合,是否容易辨認。另外,我們還要現場查看應急燈是否正常發光。

四是席卡齊不齊。實踐反復證明,只要有人工操作的地方,就會存在差錯概率。差錯概率大小與細心程度呈反比。首先,檢查席卡紙色是否一致。有些紙張顏色深淺度不一致,擺在一起容易給人花臉感覺,看起來不舒服。其次,檢查席卡數量是否欠缺。有些會議需要幾百個席卡,打印起來往往發生疏漏現象。這時就要拿著名單對著席卡逐個清點過數。第三,檢查席卡名字有無錯誤。席卡名字打印錯誤是常有事情。特別是人名,會務人員容易發生對同音字或同形字之間理解誤差。第四,檢查席卡擺放次序是否正確。會務人員要拿著參會名單及會議通知對照席卡逐個檢查排序是否正確,特別是主席臺席卡及臺下前三排席卡擺放次序不能出現差錯。坐在第三排以后的與會人員對次序講究程度遠遠低于坐在前三排的,而且出現問題也很少現場嚷嚷,更多是會后跟會務人員提醒通氣。規避辦法有二:首先,會議名單務必發送郵件或傳真紙質件,盡量避免電話通知,防止出現諧音差錯。其次,請同事或分管領導到會場巡查,也可有效規避問題。不同的人過濾就可顯著規避差錯。

五是材料少不少。檢查主席臺領導的材料,特別是最高領導材料更要對照材料清單逐項過濾。重點檢查材料份數是否齊全、是否混雜其他無關材料、裝訂是否齊整、擺放是否整齊。從實踐看,會議召開之前查出材料問題是常有事情。發現問題如果來不及更換就要親自手寫更正。自己發現問題總比領導先發現問題好。領導席前材料有:會議議程、參會名單、講話稿等。從上到下擺序同此。

六是環境好不好。如在單位會議室召開會議,會場環境總體都在掌握之中,不需過多檢查。如果在新地方籌備規模較大會議,就要檢查會場及周邊交通疏導、環境衛生、潛在危險源、噪音源、人員集散等情況,以備萬一發生緊急狀況能夠應變自如。合格的會務籌備者要比參會人員考慮更多、更廣、更遠的事情。

七是規定守未守。中央“八項規定”要求精簡會議活動,切實改進會風。各地相繼出臺更為細致規定,都要求會場布置儉樸,一律不擺放花草綠植,不制作背景板,不發文件袋,不擺放水果,不擺放香煙,不懸掛會標與宣傳標語,不鋪紅地毯,不在五星級賓館和景區開會,不發放紀念品,不安排禮儀小姐,不懸掛彩球及空飄,不掛歡迎標語,少用一次性用品等。會務人員要始終繃緊勤儉節約弦,率先遵守和嚴格執行“八項規定”,發現不符合“八項規定”之處就要在第一時間糾正,堅決不能放松要求,導致不應有后果。


如果使用PPT投影的話,還要提前調試,反復播放,保證影像清晰、音效良好、播放流暢。



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